Олександр Мельник У кадровій роботі документи завжди відігравали ключову роль. Прийом на роботу, переведення, відпустки, відрядження, звільнення — усе це вимагає оформлення офіційних документів, підписів і зберігання. Для більшості HR-фахівців папки з особовими справами стали звичною реальністю. Проте сучасний бізнес усе частіше відмовляється від паперових архівів на користь електронного кадрового документообігу.
Для кадровика це означає зовсім інший рівень організації роботи: швидший доступ до інформації, менше бюрократії та більше можливостей зосередитися на людях, а не на паперах. Впровадження електронного кадрового документообігу дозволяє HR-спеціалісту створювати, погоджувати та зберігати документи онлайн, мінімізуючи ризики втрати або плутанини.
Чому електронний документообіг важливий для HR
Перехід на цифрові інструменти має кілька суттєвих переваг:
- Швидкість. Документи можна створювати, погоджувати та підписувати в онлайн-режимі. Керівник підписує наказ навіть перебуваючи у відрядженні.
- Зручність зберігання. Кожен документ знаходиться у «цифровій шафі» і легко шукається за кількома кліками.
- Безпека. Дані захищені від втрати чи пошкодження, а доступ можна обмежувати за ролями.
- Відповідність законодавству. Електронні документи з КЕП мають таку ж юридичну силу, як і паперові.
- Економія ресурсів. Компанії витрачають менше коштів на папір, принтери, архіви.
Таким чином, HR-спеціаліст отримує інструмент, який звільняє від рутинних дій і робить кадрові процеси прозорими та контрольованими завдяки електронному кадровому документообігу.
Які документи можна перевести в «цифру»?
Найчастіше кадровики починають з базових процесів:
- прийом на роботу (накази, договори, особові картки);
- відпустки та відрядження (заяви, погодження, накази);
- переведення, зміни умов праці;
- звільнення працівників;
- штатний розпис, графіки відпусток, табелі.
Згодом до електронного формату переводять і складніші документи: колективні договори, посадові інструкції, внутрішні положення. Це дозволяє сформувати повноцінний цифровий архів компанії.
Важливі моменти для кадровика
Щоб перехід був успішним, HR має врахувати кілька аспектів:
- Юридична сила — документи повинні підписуватися кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
- Захист персональних даних — система має гарантувати конфіденційність та контроль доступу.
- Зручність роботи для працівників — співробітники повинні легко отримувати свої документи онлайн.
- Інтеграція з бухгалтерією — кадрові накази мають синхронізуватися з нарахуванням зарплати та податковою звітністю.
- Зберігання — електронний архів має забезпечувати довготривалий доступ і відповідати вимогам законодавства.
Приклад цифрового рішення
«Вчасно.Кадри» — це сервіс, де можна створювати, підписувати та зберігати кадрові документи повністю онлайн. Він відповідає законодавству та має юридичну силу для всіх типів документів.
HR-фахівець може швидко оформити наказ чи договір, керівник — підписати його зі смартфона, а працівник — отримати у своєму особистому кабінеті. Уся історія кадрових документів зберігається в одному місці, що виключає ризик втрати чи плутанини.
Крім того, «Вчасно.Кадри» допомагає автоматизувати життєвий цикл співробітника: від першого дня на роботі до звільнення. Це зручно, прозоро та економічно вигідно для компанії будь-якого масштабу.
Як запровадити електронний документообіг у HR-відділі?
- Провести аудит існуючих документів і визначити, що можна перевести в електронний формат першочергово.
- Вибрати надійну платформу, яка відповідає потребам відділу та законодавчим вимогам.
- Навчити співробітників користуватися сервісом.
- Запустити пілотний проєкт (наприклад, оформлення відпусток) і поступово розширювати функціонал.
Висновок
Електронний документообіг — це не просто тренд, а необхідність для сучасних HR-відділів. Він економить час, захищає дані, підвищує ефективність і дозволяє зосередитися на головному — людях, а не на паперах.